Checklist pensioen. 9 langdradige lijstjes

Bij elke bespreking is het efficiënt om checklist pensioen bij de hand te hebben. Fiscaal noodzakelijk maar vooral handig zodat er geen fouten worden gemaakt.

Checklist 1. Pensioendocumenten

Chcecklist Pensioendocumenten

Ook als Checklist Pensioendocumenten – PDF

2. Checklist pensioen keuze pensioenregeling

Hier spelen de volgende aspecten een rol

  • Eindloon;
  • Middelloon;
  • Beschikbare premie:

Maar ook moet nagedacht worden over:

  • Staffelkeuze oudedagspensioen;
  • Financiering nabestaandenpensioen en wezenpensioen;
  • Indexeren van pensioenen;
  • Premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid;
  • Aanvullende dekkingen arbeidsongeschiktheid;
  • Voor- en nadelen van de diverse pensioensystemen.
  • Beleggingskansen, lifecycles en risico’s;
  • Verloop pensioenlasten;
  • Fiscale wetgeving en financiële gevolgen lange termijn.

3. Checklist pensioen verzekeraar

  • Vergelijking voorwaarden;
  • Flexibiliteit;
  • Administratieve traject;
  • Solvabiliteit verzekeraar;
  • Rentabiliteit pensioenopbouw;
  • Dienstverlening en ondersteuning zorgplicht;
  • Keuze eenjarige of gelijkblijvende risicopremie;
  • Voorwaarden arbeidsongeschiktheidsrisico;
  • Rekenrente voor de opbouw- en pensioenuitkeringsfase;
  • Opbouw van kosten en rendement;

4. Checklist pensioen regeling

  • Vaste premie,
  • staffel beschikbare premie,
  • middelloon of
  • eindloonregeling.

Oftewel Defined Benefit of Defined Contribution of een combinatie.

checklist pensioen
  • Kijk of er al een basisregeling is in de vorm van bijvoorbeeld een vrijwillig bedrijfspensioenfondsregeling.
  • De financiering en keuze van de onderdelen zijn de details die in elke pensioenregeling worden besproken.
  • Staffelkeuze oudedagspensioen;
  • Financiering nabestaandenpensioen en wezen pensioen;
  • Indexeren van pensioenen;
  • Premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid;

Wat zijn de voor- en nadelen van de diverse pensioensystemen. Keuze van verzekeraar en product. De aanbieders zijn royaal aanwezig. Choose wisely. Kijk naar de volgende elementen:

  • Vergelijking voorwaarden;
  • Flexibiliteit;
  • Administratieve traject;
  • Solvabiliteit verzekeraar;
  • Rentabiliteit pensioenopbouw;
  • Dienstverlening en ondersteuning zorgplicht;
  • Keuze eenjarige of gelijkblijvende risicopremie;
  • Rekenrente voor de opbouw- en pensioenuitkeringsfase;
  • Opbouw van kosten en rendement;
  • Exit-clausules en het in- en uitlooprisico.

5. Checklist pensioen implementatie

  • Zorg voor een goede begeleiding en adviseur. Niet alleen de keuze vooraf is belangrijk; ook de implementatie in het bedrijf is essentieel om toekomstige zorgen te vermijden.
    • Opstellen van pensioenreglement en pensioenovereenkomst;
    • Tekstuele assistentie implementatie arbeidscontracten en personeelsgids;
    • Begeleiding van de administratieve werkzaamheden;
    • Controle pensioendocumenten;
    • Uitleg van de pensioenregeling aan uw personeel.
    • De gewenste beleggingsrisico’s voor de deelnemers. Wilt u veel of weinig keuze voor de werknemers.
    • Kostenfluctuaties bij waardeoverdrachten. Nog steeds kunnen waardeoverdrachten ook voor werkgevers gevolgen hebben. Analyseer ze vooraf.
    • Verplichte CAO of vrijwillig aansluiten bij een CAO. Het kan aantrekkelijk zijn voor ene werkgever aan te sluiten bij een onverplichte pensioenregeling vanuit een branche.
  • Welke gevolgen hebben de AOW leeftijd en de maximering van het pensioensalaris op de arbeidsvoorwaarden per groep.
  • Controleer of alle eisen uit de Pensioenwet en de bijbehorende fiscale wetgeving van toepassing zijn op de pensioenregeling. Kleine foutjes in het uitsluiten van groepen kunnen langjarige effecten hebben.
  • Ook de Wet verplichte beroepspensioenregeling (Wvb) heeft soms invloed op een pensioenregeling. Laat het controleren.
  • De ingewikkelde Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) beinvloed de pensioenregeling. Bij de meeste pensioenregeling zijn immers het risico van arbeidsongeschiktheid meeverzekerd. De regelingen moeten goed op elkaar aansluiten.
  • De Wet gelijke behandeling klinkt als een regeling waar elke werkgever zich aan houdt. Maar wij zien nog steeds verschillen dus pensioenregeling aanmelding van tijdelijk en vast personeel. Maar ook onterecht afstandsverklaringen zijn nog steeds volop aanwezig bij werkgevers.

6. Checklist pensioen adviseur

  • Een pensioenadviseur zal controleren wie er beslissingsbevoegd zijn om de regeling aan te gaan. Ook de ondernemingsraad kan beslissende invloed uitoefenen dus ga vooraf goed na welke eisen er door pensioenverzekeraars en adviseurs worden gesteld bij de gesprekken.
  • De pensioenadviseur werkgever of de pensioenadviseur van de OR horen verschillende adviseurs te zijn. Beiden hebben immers (soms) tegengestelde belangen.
  • Betrek als werkgever ook direct de accountant bij de gesprekken.
  • Het kan aantrekkelijk zijn een tijdelijk regeling op te stellen in afwachting van de definitieve opzet. Zorg dat alle stakeholders de verschillen kent.
  • Beoordeel samen met de adviseur of er een Tender moet/kan worden uitgeschreven;
  • Laat maatmensen berekeningen maken. Dit levert een extra element op in de totale vergelijking van de pensioenuitvoerders, waardoor u de voorstellen van de diverse aanbieders nog beter op waarde kunt schatten.
  • Bestaande uitvoeringsovereenkomst, pensioenreglement, startbrieven aanwezig? Kijk dan goed of bij een wijziging elk verschil goed verklaarbaar is.
  • Het verzamelen van achtergrond informatie over de verschillende pensioenuitvoerders levert een waardevolle bron om voor correcte beslissingen.
  • Elk verzekeraars produkt kent specifieke productkenmerken. Laat die duidelijk zijn voorafgaande aan een regeling

7. Checklist pensioen communicatie

  • Pensioencommunicatie richting stakeholders is een steeds belangrijk onderdeel in elke pensioenregeling.
  • Zorg dat de deelnemers de details kennen en zonodig deze accepteren.
  • En vergeet niet de OR instemming te vragen. Pensioencursus  kunnen effectief bijdrage aan een gewaardeerde pensioenregeling.
  • Wie informeert ze met welke informatie en wanneer?
    1. De belastingdienst;
    2. De pensioenuitvoerder;
    3. De deelnemers;
    4. De accountant;
    5. De aandeelhouders.
    6. Pensioenbeheer
    7. OR
  • Er zijn actieven en inactieven deelnemers. Maak afspraken hoe de behandeling is. Het begeleiden in- en uit diensttredingen. Als werkgever wil je niet nog eens geconfronteerd worden met pensioenzaken van starters net zo min als met uitdiensttreders. Correcte afhandeling is echter wel cruciaal vanwege de stevige risico’s als er niet voldaan wordt aan de eisen van bijvoorbeeld tijdige aanmelding.

8. Checklist pensioen Logistiek

  • Administratieve begeleiding en controle waardeoverdrachten. Sommige medewerkers willen van de hoed en de rand weten wat de voordelen en nadelen zijn. Hun goed recht maar binnen een bedrijf ontbreekt vaak de praktische kennis om dat efficiënt af te wikkelen. En de pensioenuitvoerders geven slechts gekleurde informatie.
  • Aanpassen pensioenregeling aan salariswijzigingen. Het lijkt zo eenvoudig. Maar onze ervaring is dat op elke 10 werknemers er wel één casus zit die technische aandacht nodig heeft.
  • Persoonlijke wijzigingen op individueel niveau. Adreswijziging, een andere partner, kinderen, waardeoverdrachten, arbeidsongeschiktheid, etc. De mutatie doorgeven is vaak maar de fractie van de tijdsinvestering. Een persoonlijke begeleiding en uitleg wordt ook vaak terecht als noodzakelijk ervaren.
  • Juridische gevolgen wetswijzigingen. De afgelopen 10 jaar zijn er bijna maandelijks wijzigingen geweest die soms verstrekkende gevolgen hadden. De komende wijziging van de pensioenrichtleeftijd naar 68 jaar is weer zo’n volgende stap.
  • Financiële kostenbeheersing pensioencontract. Eenmaal een pensioenuitvoerder gekozen, zorgt voor een constante noodzaak de kosten te beperken. Briefjes van verzekeraars met “hieronder graag tekenen” inclusief een administratieve factuur verpakt in een rekening courant pensioenoverzicht, komen te vaak voor.
  • Verzekeringsgevolgen productwijzigingen. Komen de nieuwe product eigenschappen van een collectieve pensioenregeling nog wel overeen met de toezegging? Zonder controle ligt de verantwoordelijkheid goed bedrijfspensioen beheer bij u als werkgever.
  • Coördinatie pensioengevolgen pensionering, arbeidsongeschiktheid en overlijden van een werknemer. Op dat onverwachte moment is directe technische actie nodig maar vooral ook een zorgvuldige begeleiding verstandig.
  • Informatie vertrekking aan, en voorbereiding van, vergaderingen Ondernemingsraad OR. Voor een goed voorbereide werkgever hoeft een pensioenregeling geen probleem te zijn. Wij zorgen voor de onderbouwing en begeleiding door grondig bedrijfspensioen beheer.
  • Vastleggen pensioenteksten in personeelsgidsen en arbeidsvoorwaarden. Het is vaak een verrassing als de beoogde pensioenregeling, de toezegging in de arbeidsovereenkomst , het personeelshandboek en de Pensioen 1-2-3 informatie voor de werknemer, op één lijn liggen.
  • Administratieve logistiek rondom polissen, pensioenovereenkomsten en uitvoeringsovereenkomsten. Wij helpen met een heldere logistiek, archivering en verslaglegging.
  • Controle premiestelling, afrekeningen en afwikkeling eigen bijdrage werknemers. Wilt u beter inzicht in de kosten en de afdracht? Kom eens met ons praten.
  • Verwerken en controle aanvullende dekkingen zoals WGA-hiaat/excedent en ANW Hiaat en premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid. Pensioen is vaak een onderdeel van een breed pakket aan arbeidsvoorwaarden. Het is van belang dat deze zaken bij elkaar aansluiten en administratief goed te verwerken zijn.
  • Informatie verstrekking aan salarisadministrateur. Het berekenen van bijvoorbeeld een 30% ruler of de juiste eigen bijdrage blijkt ook voor ervaren salarisadministrateurs best een uitdaging.

9. Ckecklist keuze adviseur

  • Doorneweerd
  • een ander

Artikelen over pensioen

Pensioenadvies collectief
Pensioenbeheer collectief
15 klussen voor goed bedrijfspensioenbeheer
Offerte pensioen collectief aanvragen
68 jaar de emotie en de feiten

Premies

Pensioen collectief premieberekening DGA pensioen premieberekening Eigen pensioen bijdrage 2020 berekening Arbeidsongeschiktheid collectief offerte Arbeidsongeschiktheid ZZP of DGA offerte Overzicht alle bedrijven verzekeringen