Stappenplan verzuim

Bij verzuim is elke werkgever verplicht door de Wet Poortwachter heel zorgvuldig het ziekteverzuim te begeleiden. Het leek ons eens zinvol die stappen chronologisch hieronder neer te zetten. het nauwkeurig volgen hiervan scheel tijd, geld en verzuim.
Los van technische verzuim stappen kan het ook helpen goed te luisteren naar de klachten van een werknemer. Er is soms meer aan de hand dan alleen lichamelijke ongemakken.

Voorbeeld ziekteverzuimprocedure

• De medewerker meldt het ziekteverzuim voor 9.00 uur bij de leidinggevende. De leidinggevende informeert naar de reden van verzuim, de verwachte hervattingsdatum en de maatregelen die hij eventueel moet nemen. Ook onderzoekt hij de mogelijkheden voor regres. De leidinggevende spreekt met de medewerker af wanneer zij weer contact met elkaar hebben. Zowel parttimers als fulltimers melden direct de eerste ziektedag hun arbeidsongeschiktheid, ongeacht of dit wel of niet hun gebruikelijke werkdag is.
• De leidinggevende geeft de verzuimmelding door aan de afdeling P&O (en eventueel aan de arbodienst of de bedrijfsarts). Bij kleine instellingen zonder P&O-functionaris geeft de leidinggevende de verzuimmelding aan de directie door.
• Na uiterlijk een week neemt de leidinggevende contact op om:

– Te informeren naar de aard van het verzuim.
– Te informeren naar de verwachte duur van het verzuim.
– De mogelijkheden tot werkhervatting te bespreken.
– Eventueel hulp aan te bieden bij het herstel en de werkhervatting.

• De leidinggevende is verantwoordelijk voor het begeleidingsproces en onderhoudt het contact met de verzuimende medewerker.
• In week vier volgt de oproep voor het spreekuur bij de arbodienst of de bedrijfsarts. Aan de orde komen onder meer diagnose, ernst van de klachten, prognose en afspraken over het behandelplan. Na elk spreekuurbezoek gaat er vanuit de arbodienst of de bedrijfsarts een advies over arbeidsmogelijkheden, eventueel met een re-integratieadvies, naar de leidinggevende.
• De leidinggevende heeft periodiek, bijvoorbeeld wekelijks, contact met de verzuimende medewerker.
• Na uiterlijk zes weken onderzoekt de arbodienst of de bedrijfsarts of er sprake is van dreigend langdurig verzuim. Is dit het geval, dan stelt de arbodienst of de bedrijfsarts een probleemanalyse op die zowel voor de werkgever als de medewerker is. Daar is ook een advies bij, als er sprake is van mogelijke (gedeeltelijke) werkhervatting.
• Zowel de medewerkers als de werkgever zullen zich inspannen om de medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk te helpen. Werkgever en medewerker stellen samen op basis van het advies een plan van aanpak op voor de re-integratie. Ze doen dit uiterlijk acht weken na de eerste verzuimdag.
• Met de probleemanalyse en het plan van aanpak begint de afdeling P&O met het aanleggen van een re-integratiedossier.
• Indien nodig wordt in overleg met de verzuimende medewerker een casemanager aangewezen die het proces begeleidt. Dit kan de werkgever/leidinggevende zijn, maar ook een deskundige van de arbodienst of een andere externe dienstverlener. Tenminste elke zes weken evalueren casemanager en medewerker samen het plan van aanpak.
• Is er sprake van re-integratie bij een andere werkgever? Dan kan de afdeling P&O een re-integratiebedrijf inschakelen. (Het is raadzaam om alleen in zee te gaan met re-integratiebedrijven die beschikken over een BOA Keurmerk.)
• In de dertiende week melden P&O, de arbodienst of de bedrijfsarts het ziekteverzuim van de medewerker bij UWV. (N.B. De werkgever blijft hiervoor verantwoordelijk.)
• Afhankelijk van het ziektebeeld begeleidt de arbodienst of de bedrijfsarts de medewerker in overleg met de werkgever.
• Na 45 weken verzuim stellen werkgever en medewerker gezamenlijk een eerstejaarsevaluatie op.
• Na uiterlijk 90 weken verzuim verstuurt de medewerker de WIA-aanvraag naar UWV. Voorafgaand hieraan dient de werkgever een re-integratieverslag op te stellen.