Hele algemene voorwaarden

Elke ondernemer maakt het wel eens mee. Je maakt duidelijke afspraken met de klant over verkoop en levering van een product of over het verlenen van een dienst. En dan blijkt achteraf dat die ‘duidelijke’ afspraken helemaal niet zo duidelijk waren, en de klant ze ter discussie stelt. Heel vervelend, zeker omdat een ondernemer graag een goede verstandhouding heeft en houdt met zijn klant.

Door gebruik te maken van algemene voorwaarden kunnen veel discussies en conflicten worden voorkomen en kunnen bepalingen worden opgenomen die de aansprakelijk­heids­risico’s voor de ondernemer beperken.

Het gebruik van algemene voorwaarden geeft duidelijkheid over bijvoorbeeld:

• Leverings- en betalingstermijnen.
• Transportvoorwaarden.
• Eigendomsvoorbehoud.
• Garanties.
• Aansprakelijkheid.
• Afhandeling van geschillen.

De algemene voorwaarden moeten goed aansluiten bij de bedrijfsactiviteiten. De meeste brancheorganisaties stellen algemene voorwaarden op die de leden kunnen gebruiken. Het voordeel van het gebruik van branchevoorwaarden is dat deze binnen de sector zijn aanvaard.

Als een ondernemer zelf algemene voorwaarden opstelt, is het verstandig deze te deponeren. Zo kan hij later aantonen welke voorwaarden bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing waren.

Let vooral ook bij beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen op deze diensten- en leveringsvoorwaarden.

Redelijke voorwaarden

Bij het opstellen van eigen algemene voorwaarden is het verstandig om dit in overleg met een juridisch adviseur of een advocaat te doen. Zij adviseren over de inhoud van de voorwaarden en toetsen of de bepalingen hierin niet onredelijk bezwarend zijn. In de algemene voorwaarden kunnen namelijk niet zonder mee alle risico’s worden uitgesloten. Onredelijk bezwarende voorwaarden kunnen in een eventuele rechtszaak ongeldig worden verklaard.

Wanneer er zaken wordt gedaan met een consument worden zwaardere wettelijke eisen gesteld aan de redelijkheid van algemene voorwaarden dan bij overeenkomsten met (grote) bedrijven.

Van toepassing verklaren

Het gebruik van algemene voorwaarden moet voorafgaand aan of tijdens het aangaan van een overeenkomst, bij voorkeur schriftelijk, worden afgesproken met de afnemer of opdrachtgever. Bijvoorbeeld:

–      Bij de registratie van nieuwe klanten.

–      Bij het verstrekken van catalogi of prijslijsten.

–      Door vermelding in de offerte, aanbieding of orderbevestiging.

–      Bij online zaken doen (webwinkel) voorafgaand aan het plaatsen van de bestelling.

Het van toepassing verklaren van de voorwaarden op een factuur bij levering is dus te laat.

Beschikbaar stellen

Het uitsluitend van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden is onvoldoende om er later een beroep op te kunnen doen.

De afnemer of opdrachtgever moet in de gelegenheid worden gesteld daadwerkelijk kennis te nemen van de inhoud van de algemene voorwaarden (zgn. informatieplicht). Als de ondernemer later een beroep wilt doen op de algemene voorwaarden, moet die kunnen bewijzen dat de klant voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst de mogelijkheid heeft gehad kennis te nemen van die oorwaarden. In de praktijk betekent dit meestal dat de voorwaarden daadwerkelijk beschikbaar gesteld moeten worden. Daarvoor zijn onder andere de volgende mogelijkheden:

• Meesturen met offertes en aanbiedingen.
• Afdrukken op de achterzijde van het briefpapier (bij gebruik van fax of e-mail moeten de voorwaarden apart worden gestuurd).
• Afdrukken in catalogi of op prijslijsten.
• De mogelijkheid bieden om de voorwaarden te bekijken, op te slaan en af te drukken (bij online afsluiten van overeenkomsten).

Als er zaken worden gedaan met buitenlandse bedrijven, moeten de voorwaarden beschikbaar komen in de landstaal van dat bedrijf of in de taal die is gebruikt bij het tot stand komen van de overeenkomst.

Tegenstrijdige voorwaarden

Als beide partijen gebruik maken van algemene voorwaarden kan discussie ontstaan over welke voorwaarden van toepassing zijn. Dit probleem wordt ook wel ‘battle of forms’ genoemd. In de wet is geregeld dat de voorwaarden die als eerste van toepassing zijn verklaard geldig zijn, tenzij deze vóór het sluiten van de overeenkomst uitdrukkelijk door de andere partij worden afgewezen. Die afwijzing moet dan wel ‘uitdrukkelijk’ zijn; een standaard afwijzing in de eigen voorwaarden is onvoldoende.

Bekneld tussen voorwaarden

Ook toeleveranciers of onderaannemers kunnen algemene voorwaarden hanteren. Als hierin bepalingen zijn opgenomen die zelf niet worden gehanteerd, raakt de ondernemer bekneld tussen beide voorwaarden.

Zorg daarom voor een juiste afstemming van de bepalingen in beide voorwaarden. Controleer in ieder geval of de verplichtingen in de algemene voorwaarden van toeleveranciers niet zwaarder zijn dan de bepalingen die van toepassing zijn op de overeenkomst met eigen afnemers.

Aansprakelijkheid

Door vooraf duidelijke afspraken te maken over onderlinge verantwoordelijkheden bij schade, worden discussies voorkomen. Bovendien kunnen bepaalde vormen van aansprakelijkheid worden uigesloten, vooral bij schade waarvan de omvang niet is in te schatten of waarop geen invloed kan worden uitgeoefend. Enkele veel voorkomende bepalingen zijn:

• Uitsluiting van aansprakelijkheid voor indirecte schade, zoals vertraging, stagnatie, bedrijfsstilstand, productieverlies, bedrijfsschade en winstderving.
• Vrijwaring en schadeloosstelling door een wederpartij voor aanspraken van derden.
• Maximering van de schadevergoeding tot de factuurwaarde of de hoogte van het honorarium.
• Beperking van de aansprakelijkheid tot het nakomen van de garantieverplichtingen of het opnieuw leveren van producten bij geconstateerde onvolkomenheden.

Bovenstaande voorbeelden zijn niet in alle gevallen ‘redelijke’ voorwaarden. Zorg ervoor dat de algemene voorwaarden zijn afgestemd op de aard van de dienstverlening of levering en op de afnemers waarmee zaken wordt gedaan. (bron Weetwaarjeaantoebent.nl Pedro de Wit)