Pensioenbeheer komt kijken na de werkzaamheden rondom Pensioenadvies voor werkgevers. Beheer van een collectieve pensioenregeling is, zelfs voor professionals, een complex en veelal intensieve traject. De werkgever heeft immers een wettelijke pensioen zorgplicht om aan de vele eisen te voldoen. Pensioenbeheer vormt daar een cruciaal onderdeel van. Zorgeloos en overzichtelijk uitbesteden. Dagelijks opzegbaar.
Pensioen beheren in het kort
- Invoer via eenvoudig aan- en afmeldformulier
- Verwerking en controle mutaties
- Geen lastige inlog via verzekeringsmaatschappij
- Periodiek synchroniseren deelnemersinformatie
- Onbeperkt telefonisch overleg voor werkgever en werknemer
- Periodieke pensioen mailingen
- Waardeoverdracht werknemer begeleiding
- Kostenbeheersing pensioencontract
- Verzekeringsgevolgen product wijzigingen
- Coördinatie bij pensionering, ziekte en overlijden
- Assistentie eigen bijdrage berekeningen
- Aanspreekpunt salarisadministrateur en accountant
- Pensioen begeleiding werknemers
- Alle reguliere administratieve werkzaamheden
- Dagelijks opzegbaar
- en meer zie hieronder
Zorgplicht en aansprakelijkheid
Het pensioenbeheer organiseren voor werknemers is voor elk bedrijf, HR-afdeling of boekhouder een lastige en vervelende klus. Fouten kunnen door de strakke Pensioenwet tot grote problemen uitgroeien. Met goed pensioenbeheer wordt de verantwoordelijkheid en de financiële aansprakelijkheid bij ons neergelegd. Door een strakke organisatie, vakkennis en logistieke kennis over de werkzaamheden bij pensioenverzekeraars wordt een werkgever een zekerheid geboden die zich uitbetaald.
13 pensioenbeheer werkzaamheden
- Het begeleiden in- en uit diensttredingen werknemers. Als werkgever wil je niet nog eens geconfronteerd worden met pensioenzaken van starters net zo min als met uitdiensttreders. Correcte afhandeling is echter wel cruciaal vanwege de stevige risico’s als er niet voldaan wordt aan de eisen van bijvoorbeeld tijdige aanmelding.
- Administratieve begeleiding en controle waardeoverdrachten. Sommige medewerkers willen van de hoed en de rand weten wat de voordelen en nadelen zijn. Hun goed recht maar binnen een bedrijf ontbreekt vaak de praktische kennis om dat efficiënt af te wikkelen. En de pensioenuitvoerders geven slechts gekleurde informatie.
- Aanpassen pensioenregeling aan salariswijzigingen. Onze ervaring is dat op elke 10 werknemers er wel één casus zit die technische aandacht nodig heeft. Pensioenbeheer filtert de lastige situaties er uit.
- Persoonlijke wijzigingen op individueel niveau. Adreswijziging, een andere partner, kinderen, waardeoverdrachten, arbeidsongeschiktheid, etc. De pensioenbeheer mutatie doorgeven is vaak maar de fractie van de tijdsinvestering. Een persoonlijke begeleiding en uitleg wordt ook vaak terecht als noodzakelijk ervaren.
- Juridische gevolgen wetswijzigingen. De afgelopen 10 jaar zijn er bijna maandelijks wijzigingen geweest die soms verstrekkende gevolgen hadden.
- Financiële kostenbeheersing pensioencontract. Eenmaal een pensioenuitvoerder gekozen, zorgt voor een constante noodzaak de kosten te beperken. Pensioenbeheer door ons zorgt voor een zekere controle op die kosten.
- Verzekeringsgevolgen productwijzigingen. Komen de nieuwe product eigenschappen van een collectieve pensioenregeling nog wel overeen met de pensioentoezegging. Zonder controle ligt de verantwoordelijkheid goed pensioenbeheer bij jullie als werkgever.
- Coördinatie pensioengevolgen pensionering, arbeidsongeschiktheid en overlijden van een werknemer. Op dat onverwachte moment is directe pensioenbeheer actie nodig maar vooral ook een zorgvuldige begeleiding verstandig.
- Informatie verstrekking en voorbereiding van vergaderingen met de Ondernemingsraad OR. Voor een goed voorbereide werkgever hoeft een pensioenregeling door correct pensioenbeheer geen probleem te zijn. Wij zorgen voor de onderbouwing en begeleiding door grondig beheer.
- Vastleggen pensioenteksten in personeelsgidsen en arbeidsvoorwaarden. Het is vaak een verrassing als de beoogde pensioenregeling, de toezegging in de arbeidsovereenkomst , het personeelshandboek en de Pensioen 1-2-3 informatie voor de werknemer, op één lijn liggen. Pensioenbeheer regelt die synchronisatie.
- Administratieve logistiek rondom polissen, pensioenovereenkomsten en uitvoeringsovereenkomsten. Wij helpen met een heldere logistiek, archivering en verslaglegging via professioneel pensioenbeheer.
- Controle premiestelling, afrekeningen en afwikkeling eigen bijdrage werknemers.
- Informatie verstrekking aan salarisadministrateur. Het berekenen van bijvoorbeeld een 30% ruler of de juiste eigen bijdrage blijkt soms ook voor ervaren salarisadministrateurs best een uitdaging.
Maatwerk
Een pensioenregeling geeft elk bedrijf de mogelijkheid een arbeidsvoorwaarde als onderdeel van alle beloningen precies op maat uit te werken. Het fine-tunen van pensioen als arbeidsvoorwaarden is een goed mogelijkheid om te zorgen dat de wensen van de werkgever en de werknemer op elkaar afgestemd zijn. Daarna kunt u bepalen welke pensioenverzekeraar een uitwerking heeft die past bij de eigen wensen. De prijzen en voorwaarden verschillen soms sterk. Maar ook de (prijs van de) dienstverlening zijn zaken om uitgewerkt te krijgen.
Audio
Het Pensioengebouw. 10 minuten. Link en download
Belanghebbenden pensioenbeheer
Pensioenbeheer is ook voor professionals arbeidsintensief traject. De werkgever heeft immers een zorgplicht die aan veel wettelijke eisen moet voldoen. De kring van belanghebbenden wordt steeds groter:
- De belastingdienst;
- De pensioenuitvoerder;
- De deelnemers;
- De accountant;
- De pensioenadviseur;
- HR-afdeling of salarisadministrateur;
- De aandeelhouders.
Voorbeelden werkzaamheden
Deze zorgplicht voor pensioenbeheer van de werkgever nemen wij graag uit handen. Voorbeelden van pensioenbeheer werkzaamheden die wij uit handen kunnen nemen:
- Inhoudelijke controle pensioenregeling aan wet- en regelgeving
- Controle pensioendocumenten van de pensioenuitvoerder en werkgever
- Informatieverstrekking relevante product- en wetswijzigingen aan werkgever (bijvoorbeeld 68 jaar – de emotie en de feiten)
- Aan- en afmelden deelnemers
- Jaarlijkse en tussentijdse salarismutaties
- Wijzigingen burgerlijke stand deelnemer
- Toetsing nabestaandencriterium
- Verwerking ouderschapsverlofregeling
- Melden beëindiging partnerschap of samenwonen
- Melden en begeleiden arbeidsongeschiktheid
- Wijzigen beleggingskeuze
- Melden overlijden van deelnemer en begeleiding uitkeringen
- Financiële afwikkeling bij pensionering
- Deelnemers 30% ruling assistentie
- Begeleiden premievrije aanspraken ex-deelnemer
- Toezicht op pensioeneisen Wet Medische Keuringen
- Voortgangscontrole werkzaamheden pensioenuitvoerders
- Periodieke deelnemersbestand controle
- Afstemming met accountant, officemanagement, salarisadministratie
- Aanpassen pensioenregeling door standaard wet- en regelgeving
- Waardeoverdracht begeleiding individuele deelnemers
- Aanpassen pensioenregeling door niet-reguliere wet- en regelgeving
- Tekstuele assistentie (arbeidscontract, personeelsgids, etc.)
- Advisering uitvoeringsovereenkomst, startbrief en pensioenreglement
- Informatie aan deelnemer bij echtscheiding
- Controle afstandsverklaringen
- Assistentie bij fiscale zaken en juridische aansprakelijkheden
- Per 10 deelnemers een dagdeel individuele pensioenuitleg aan deelnemers
- Telefonische pensioenhelpdesk voor deelnemers
Kosten pensioenbeheer
Wij ontvangen geen pensioenprovisie van verzekeraars. Al onze werkzaamheden worden vooraf vastgelegd en achteraf gefactureerd in veelal vaste tarieven. Geen onverwachte rekeningen. Wij zijn onafhankelijk van pensioenverzekeraars dus werken 100% voor degene die onze rekening voldoen. De kosten zijn afhankelijk of er een standaard of uitgebreide dienstverlening wordt verstrekt.
Bereken de premie en kosten zelf.
WGA-hiaat verzekeringen en WIA-excedent
Pensioenbeheer wordt vaak geflankeerd met specifieke andere arbeidsvoorwaarden zoals WGA-hiaat verzekeringen en WIA-excedent regelingen. Daarbij zal een synchronisatie van groot belang zijn om geen conflicten te krijgen vanuit deze arbeidsvoorwaarden richting werknemers. De voorwaarden laten wij naadloos aansluiten vanuit pensioenbeheer op deze additionele arbeidsvoorwaarden. Uiteraard wordt daarbij aansluiting gezocht bij de informatie zoals die is vastgelegd in het arbeidscontract en de personeelsgids/toezegging.
(Ziekte)verzuim en pensioenbeheer
Ziekteverzuim heeft in meerdere opzichte een belangrijke invloed op pensioenbeheer werkzaamheden. In welke mate zal de premie moeten worden doorbetaald. Hoe wordt omgegaan met zorgverlof en wat gebeurd er als het verzuim overgaat van ziekteverzuim in arbeidsongeschiktheid. Zijn er dan gevolgen voor de voortgang van de pensioenopbouw. Op welk moment wordt de pensioenverzekeraar ingelicht en welke administratieve route moet gevolgd worden. Ook de positie van een oproepkracht is daarbij van belang. Ook hierbij wordt weer aansluiting gezocht bij de informatie zoals die is vastgelegd in het arbeidscontract en de personeelsgids/toezegging.